Sesión 13: Referencias a celdas, hojas y libros

El trabajar con hojas de cálculo en un software como Calc o Excel, si darnos cuenta, estamos trabajando con referencias al introducir datos en las celdas; como recordarás, en la sesión de fórmulas y funciones se mencionó la palabra referencia, ya que las fórmulas y las funciones utilizan las referencias de celdas que se toman en cuenta para hacer los cálculos, es decir, los nombres de celda que contienen la información, referencia y nombre de celda son sinónimos en las hojas de cálculo tanto Excel como Calc, pero ¿cuál es la importancia de las referencias? Esta es una respuesta sencilla, cuando creamos la fórmula e indicamos el o los nombres de celda donde están los datos como parte de la fórmula estamos haciendo referencia de donde debe tomar los valores, de esta forma, si cambiamos el valor que contiene la celda, la fórmula automáticamente se actualizará con el nuevo dato rehaciendo el cálculo de nuevo para actualizar el resultado, además de esto, existen tres tipos de referencias al crear una fórmula, las más comunes son las referencias relativas, luego las referencias absolutas o fijas y las referencias mixtas que es una combinación de relativa y absoluta.

Como te indiqué, las referencias más comunes son las relativas, esto es, cuando se copia una fórmula hacia arriba o abajo, el número de renglón se actualiza automáticamente y si la copia de la fórmula es a la derecha o izquierda, entonces lo que se actualiza es la columna, la fórmula se actualiza en relación de la celda origen se dice que es relativa(=B5+C5), en cambio, cuando se copia una fórmula y que la referencia de la celda contiene el singo de moneda “$” antepuesto a la letra de la columna y al número de fila, esta referencia se dice que es absoluta o fija y no importa en que celda se copie, la fórmula siempre apuntará o hará referencia a esa celda que contiene el signo de moneda en su referencia (=$B$5 + $C$5), por último, las referencias mixtas como su nombre lo dice contiene una referencia relativa y una absoluta, es decir, que ya sea que la letra o el número que son parte de la referencia una contiene antepuesto el símbolo de moneda “$” y el que lo contenga será el que quedará fijo al momento de copiar, como ejemplo (=$B5 + C$5), la referencia a la celda $B5, la letra de la columna es la que contiene la referencia fija mientras que el número de fila sería relativo si se copia hacia arriba o abajo esa fórmula pero si es a la derecha o izquierda siempre será la celda B5, en cambio la referencia C$5 es lo contrario, la letra de la columna es relativa mientras que el número de fila es fijo, por lo tanto si se copia hacia la derecha o izquierda la letra de la columna variará y si la copia es arriba o abajo, el número de fila siempre será 5.

Para conocer más sobre las referencias y ver ejemplos prácticos, lo podrás comprobar en la siguiente sesión de la materia Hoja de Cálculo y Operaciones.

Sesión 7: Fórmulas y funciones

Bien, si algo podemos resaltar de Excel es el manejo de fórmulas que permiten al usuario realizar las operaciones necesarias para obtener un resultado, pero ¿qué son? Y ¿cómo se aplican en Excel? Para tener la idGea de las fórmulas, que supongo al mencionar la palabra “fórmula” te recuerda a las clases de matemáticas, y con justa razón, ya que es lo mismo solo que aplicado en Excel, con la diferencia de que no son tan complicadas como te pueden parecer en las clases de matemáticas ¿o tal vez si? Bueno, por lo general las fórmulas aplicadas en Excel son sencillas, pero se pueden complicar si los requerimientos del problema a resolver lo ameritan, pero esto es muy raro, ya que también Excel cuenta con un banco de funciones que ayudan a resolver cálculos que manualmente sería complicado elaborar una fórmula para una solución. Dicho esto, no hay que confundir los términos fórmulas y funciones, es algo muy común, pero las funciones como su nombre lo dice, tienen una función específica a resolver donde solo necesitan que datos se van a procesar e internamente la función realiza las operaciones y regresa el resultado automáticamente de acuerdo a que datos se le proporcionen, mientras que una fórmula el usuario define que operaciones realiza, el orden de las mismas y que datos son los que debe procesar, incluso una fórmula puede incluir o no una o varias funciones según la necesidad de lo que se quiera resolver, ejemplos sencillos de fórmulas una multiplicación de C6 * D6 utilizando las referencias o nombres de celda, otro ejemplo B4 * C4 / 200 una multiplicación dividido entre 200, una función muy utilizada en Excel es la de función suma, la cual puede regresar la suma de un rango de celdas, por ejemplo: suma(B4:B10) con esto, se le indica a Excel que sume los valores que están entre B4 hasta B10, por lo que tomará en cuenta las celdas que es encuentran entre esas dos referencias como B5, B6, etc. Todo esto y más podemos hacer en Excel, sobre este tema se verá en la sesión Fórmulas y Funciones en la materia de Hoja de Cálculo y Operaciones.
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