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Sesión 20: Elementos SmartArt

Como te mencioné en una sesión sobre Excel como parte del paquete de ofimática Microsoft Office comparten ciertas herramientas que funcionan de la misma manera tanto en Excel como en Word, PowerPoint que son los más conocidos, parte de estas funcionalidades es la inserción de ilustraciones como imágenes, imágenes prediseñadas, formas y SmartArts, estos últimos se hablará en esta sesión, de los que ya te indicaba que son gráficos para mostrar lo que conocemos como organigramas donde se muestran en forma de árbol las ramificaciones indicando la jerarquía que posee cada nivel, pero además, tiene muchos más opciones que los organigramas, tiene otras formas para representar información que son llamativos para atraer la atención de la audiencia de una manera muy profesional , al igual que con los gráficos, los SmartArts tiene categorías para clasificar el tipo de presentación que se quiera elaborar, entre las categorías se encuentran Las jerárquicas que ya te mencionaba, las cíclicas, otras de procesos y piramidales son solo algunas de las categorías, ya dependerá del tipo de información que se quiera presentar será la categoría que debe elegir para luego seleccionar una forma en especial e iniciar a introducir los datos que aparecerán con el gráfico SmartArt. Esta opción la encontramos en la ficha insertar, grupo ilustraciones, opción SmartArt que al dar clic sobre la opción nos manda un cuadro de diálogo con las categorías con las que cuenta y de ahí se procede a seleccionar la que más se acerque a las necesidades de la presentación, en la siguiente imagen te muestro el cuadro de diálogo donde se puede seleccionar un SmartArt.

En esta imagen esta seleccionada la categoría Ciclo y en la sección derecha muestra diferentes opciones de SmartArt de tipo ciclo, donde nosotros podremos seleccionar que forma nos puede ser más útil para lo que se quiere mostrar, una vez que se selecciona una forma, a la derecha aparece una descripción y un consejo de como utilizarlo, para ver como emplear los SmartArts puedes referirte a la siguiente sesión de la materia Hoja de Cálculo y Operaciones.

Sesión 19: Manejo de gráficas

En la sesión anterior se tocó el tema de gráficos, donde se explicó para que sirven o que aplicación tienen cada tipo de gráfico, con lo que te diste cuenta que efectivamente no se puede graficar la información con cualquier gráfico, si no que se necesita saber qué mensaje o información es lo que se quiere transmitir al mostrar una gráfica, ahora toca el turno para de como crear el gráfico que se desea, para lo que a continuación te comento algunos ejemplos sencillos de como crear un gráfico lo primero que debemos tener listo es nuestra información, en este ejemplo un cruce sencillo de datos de dos vendedores con sus números de venta mensual de enero a marzo de “X” año, entonces lo que quiero es ver gráficamente la comparativa de las ventas de cada uno de ellos, para lo que se hacen unos sencillos pasos, primero seleccionar el área que contiene los datos, segundo ir a la pestaña inicio, grupo gráficos y seleccionar el tipo de gráfica que me sirve para comparar valores, en este caso columnas o barras, selecciono la de barras y listo, ya tienes una gráfica comparativa de las ventas de cada uno de los vendedores, como te lo muestro en la siguiente imagen.

Cabe aclarar que para crear un gráfico no se necesita forzosamente seleccionar primero el rango de datos, también se puede seleccionar el tipo de gráfico primero y luego los datos, las dos formas son válidas.

Ahora, si lo que queremos es saber que porcentaje aportó cada uno de los vendedores en el trimestre, para ello obtenemos la suma de las ventas de cada uno y con esos datos ya podemos crear nuestra gráfica comparativa, que para ver la distribución, en este caso se utiliza otro tipo de gráfico diferente como es la circular.

Como ves en la imagen, el vendedor 2 aportó un 3% más que el vendedor 1, de esta forma se puede entender que estuvieron muy cercanos en el número de ventas, que de ser un porcentaje más alto, digamos, un 20 o 30%, entonces alguno de los vendedores no esta haciendo bien su trabajo y así se facilita la toma de decisiones, en la siguiente sesión podrás ver más ejemplos sobre gráficas.

Sesión 18: Manejo de gráficas

Cuando se tiene mucha información en la hoja de cálculo y queremos hacer distinción entre los datos que se encuentran capturados, se puede dificultar la lectura de los mismos, ya sea para hacer alguna comparación de datos, notar las variaciones de las cantidades que se tienen anotadas, diferenciar como se distribuyen los datos, es decir, que dato aporta más porcentaje o para analizar de manera fácil que información poseemos, que como dice el dicho, una imagen dice más que mil palabras, para estos casos las hojas de cálculo poseen una herramienta para crear gráficas con los datos capturados, tanto Excel como Calc tienen la herramienta de gráficas con las cual podemos crear nuestros propios gráficos para representar la información con un tipo de gráfico que se adecue a las necesidades, en Excel podemos encontrar esta opción la podemos encontrar en la ficha insertar grupo gráficos donde nos muestra diferentes categorías para que seleccionemos la opción más conveniente a nuestras necesidades, en la siguiente imagen se muestra las categorías disponibles.

De todas estas categorías las de tipo columna y barras son iguales con la única diferencia que las de columna son en forma vertical mientras que las de barra aparecen en forma horizontal, como lo muestra el icono correspondiente a cada una de ellas.

La información que nos muestran las gráficas son más fácil de leerse e interpretarse que ver solo números escritos, pero también hay que saber que tipo de gráfica utilizar para representar la información, las gráficas tienen un propósito de uso, es decir, tienen una función para representa la información, por ejemplo los gráficos de columnas y barras sirven para hacer comparativos de valores mientras que los gráficos circulares conocidos como de “pastel” nos sirven para ver la distribución de porcentajes de una categoría, así como estos ejemplos, están las gráficas de línea, de área, de dispersión que cada uno de estos tipos tienen diferentes usos, la siguiente sesión de la materia Hoja de Cálculo y Operaciones podrás ver más detalles de estos tipos de gráficos y de como se utilizan al representar la información.

Sesión 17: Manejo de objetos gráficos

Actualmente, dentro de las funcionalidades que ofrece casi cualquier software de ofimática es el de incluir imágenes en los archivos de trabajo y tanto Excel como Calc cuentan con esta opción para que el usuario agregue imágenes a los libros de trabajo haciéndolos más vistosos, específicamente en Excel que forma parte del paquete de ofimática Microsoft Office, en la pestaña Insertar cuenta con el grupo ilustraciones donde se encuentran las opciones para agregar imágenes al libro de trabajo dándonos libertad para personalizarlo de la forma que nos sea conveniente.

Existen varios tipos de ilustraciones que utiliza Excel como puedes ver en la siguiente imagen.

Empezando por la opción imagen que nos permite incluir cualquier archivo del formato imagen como los son los tipo jpg, gif, png, bmp entre los más conocidos, en cambio si se quiere alguna imagen más específica, Excel como parte de Microsoft Office, incluye una biblioteca de imágenes prediseñadas que están clasificadas por categorías de donde podemos seleccionar las que queramos con solo dar un click en la imagen, por otra parte, si queremos dibujar alguna figura en especial, también cuenta con una opción llamada “formas”, de donde se selecciona el tipo de forma que se desea para dibujarla en el libro de trabajo en el tamaño que sea necesario, cualquiera de estos tres tipos de imágenes se pueden modificar en cualquier momento, ya sea para cambiar de posición, tamaño e incluso se le pueden aplicar algunos efectos especiales para darles un toque más personalizado, además de estas tres opciones hay otras dos como los Smartarts que son como un tipo organigrama de diferentes estilos y formas de los cuales se tocará un tema dedicado a ellos más adelante, la otra opción es el de “captura” lo que nos permite tomar, digamos, “fotografías” de nuestra pantalla, de lo que estamos viendo en pantalla y esa “fotografía” incluirla en el libro de trabajo como una imagen normal, a continuación una imagen de las formas que ofrece la opción formas.

Aquí se muestra el menú de las formas que se pueden dibujar, como puedes ver están clasificadas en bloques de acuerdo al tema que se necesite.

Para ver más sobre este tema, lo podrás hacer en la siguiente sesión de la materia Hojas de Cálculo y Operaciones.